Manajemen Kearsipan (penggolongan, sistem dan alat kearsipan)

Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, secara umum arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor selain formulir, surat dan laporan. Sedangkan kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha yang dilakukan oleh setiap badan usaha/instansi pemerintah

Penggolongan arsip

Arsip dapat digolongkan ke dalam beberapa kategori berikut :

  1. Menurut subyek/isinya : arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip pendidikan
  2. Menurut bentuk/wujudnya : surat, pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm
  3. Menurut nilai/kegunaannya : nilai kegunaan administrasi, hukum, keuangan, kebijaksanaan, pelaksanaan kegiatan, sejarah dan penelitian.
  4. Menurut sifat kepentingannya : arsip non essensial, arsip yg diperlukan, arsip penting, arsip vital
  5. Menurut Keseringan penggunaannya :arsip aktif, pasif dan abadi.
  6. Menurut fungsinya : arsip dinamis dan statis
  7. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya : arsip sentral dan unit
  8. Menurut keasliannya : arsip asli, tembusan/tindasan, salinan dan berupa petikan.

Sistem Kearsipan
Di Indonesia, pada awalnya pengelolaan arsip dikenal dengan dua sistem, yaitu
Sistem Kearsipan Agenda dan Sistem Kearsipan Kartu Kendali . Dinamakan Sistem Kearsipan Agenda karena salah satu alat Bantu utama yang digunakan untuk melaksanakan system tersebut adalah buku agenda. Sedangkan system yang dinamakan Sistem Kartu Kendali karena alat Bantu utama yang dipergunakan untuk mengelola atau melaksanakan kearsipan adalah kartu kendali.

Saat ini system filing telah berkembang menjadi 5 sistem dasar yang dapat digunakan, yaitu:

  1. Alfabetis, adalah penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.
  2. Numeric, atau system angka, yaitu penyimpanan arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor. Dapat menggunakan nomor surat tetapi dapat juga menggunakan kode yang terdiri dari angka-angka.
  3. Subjek, yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada subjek surat. Jadi arsip-arsip dikelompokkan berdasarkan pada subjek atau perihal surat.
  4. Tanggal, yaitu penyimpanan arsip yang diurutkan berdasarkan tanggal surat atau tanggal datangnya surat. Sistem ini juga di kenal dengan istilah sistem kronologis.
  5. Geografi/Wilayah, yaitu penyimpanan warkat yang dikelompokkan berdasarkan asal darimana warkat tersebut dikirim.

Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya. Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

  1. Map, berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, stopmap bertali (portapel), map jepitan (snellhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik di rak atau lemari, bukan di filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang menggunakan snelhechter gantung) didalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
  2. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi dengan daun penutup, atau mirip snelhechter tetapi tidak dilengkapi jepitan. Biasanya folder menggunakan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
  3. Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan/atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam system filing adalah sebanyak pembagian pengelompokkan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subjek utama (main subjek), guide ke dua untuk menempatkan sub-subyek, guide ke tiga untuk yang lebih khusus lagi dst.
  4. Sekat, biasanya digunakan untuk memberi batas antara arsip-arsip yang berbeda kategori di dalam 1 filing cabinet.
  5. Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiliki gawang untuk tempat menyangkutkan folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, dsb.
About these ads

About rika novyanti

great, funny, tough, wonderful, but I am not wonder woman.... View all posts by rika novyanti

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: