Metode Penyimpanan Arsip (Sentralisasi)

Pusat Penyimpanan Arsip (Records Center)

Penyimpanan arsip secara umum dilakukan 2 metode; metode sentralisasi dan metode desentralisasi. Penyimpanan dengan metode sentralisasi adalah penyimpanan yang dilakukan di pusat penyimpanan arsip atau records center, sedangkan penyimpanan dengan metode desentralisasi dilakukan oleh masing-masing unit atau divisi dalam suatu instansi atau organisasi. Pada bagian iniakan dibahas mengenai metoden penyimpanan dengan metode sentralisasi atau  dengan menggunakan Pusat arsip.

Pusat arsip adalah suatu gedung dan/atau fasilitas yang dirancang dan dibangun secara khusus untuk menyimpan dan memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen instansi atau perusahaan sehingga dapat menyediakan arsip sewaktu-waktu diperlukan dengan cara cepat, tepat dan biaya yang murah.

Tipe pusat arsip dibedakan menjadi tiga, yaitu

  1. 1. Pusat Arsip Minimal,
  2. Pusat Arsip dengan pengendalian inventaris standar, dan
  3. Pusat Arsip layanan referensi penuh.

Perbedaan ketiga tipe pusat arsip ini lebih menekankan pada tingkatan kondisi penyimpanan dan layanan arsip dari yang paling sederhana hingga tingkatan yang lebih lengkap dan modern dengan memperlihatkan adanya sistem dan fasilitas penyimpanan dan layanan yang didukung penggunaan teknologi informasi.

Seleksi Fasilitas Penyimpanan

Seleksi fasilitas penyimpanan perlu memperhatikan alternatif yang menjadi pilihan umum, informasi yang perlu dikumpulkan dalam merencanakan fasilitas, tingkat layanan yang akan diberikan dan menentukan jenis penyimpanan arsip inaktif.

Ada tiga pilihan umum dalam menyeleksi fasilitas penyimpanan, yaitu: menggunakan tempat di dalam kantor yang tidak cocok untuk kondisi kebutuhan kantor tetapi memenuhi persyaratan untuk penyimpanan secara fisik dan lingkungan; membuat fasilitas penyimpanan dalam ruang gudang di area yang sewa tanahnya lebih murah dibanding dengan lokasi di kantor utama; menggunakan jasa komersial perusahaan penyimpanan arsip.

Informasi yang dikumpulkan berkaitan dengan perencanaan fasilitas penyimpanan arsip adalah: Seberapa banyak volume arsip yang akan disimpan dan kalau mungkin berapa tingkat pertumbuhan arsip? Apa saja tipe arsip yang akan disimpan? Apakah kondisi lingkungan diperlukan berlainan untuk tipe arsip yang berbeda-beda? Seberapa sering arsip dirujuk? Seberapa cepat arsip ditemukan kembali baik dalam kondisi rutin atau darurat? Berapa tingkat keamanan arsip yang dikehendaki?

Fasilitas penyimpanan dapat menjadi sederhana atau serinci yang diperlukan dan biaya yang dimungkinkan. Dalam hal ini ada perbedaan dalam layanan kepada pengguna arsip yang disimpan yang mem-perlihatkan secara jelas antara gudang arsip dan manajemen informasi. Dari dua gambaran mencolok ini layanan penyimpanan yang paling sederhana diperlakukan sebagai objek tempat arsip dimana informasi disimpan. Informasinya mungkin tidak menarik seperti untuk Pusat Arsip yang terkelola dengan baik, karena itu pusat arsip ini tidak lebih atau lebih kecil dari pada sebuah gudang.

Layanan arsip yang lebih rinci (lengkap) yang menyediakan layanan referensi penuh kurang menekankan pada objek tetapi lebih pada informasi yang disimpannya. Informasi tentang pajak pertumbuhan nilai mungkin berada pada banyak objek, suatu file, disket misalnya. Layanan referensi tidak akan memberikan objek tersebut sebagaimana pada layanan secara sederhana, tetapi meringkas atau mengkompilasi informasinya untuk pengguna.

Kriteria yang mendasari keputusan pada level layanan mana yang diinginkan adalah apakah level tertentu dapat mencerminkan kebutuhan dan kemampuan organisasi akan hal berikut: kebutuhan informasi pengguna (user), manfaat berbagi informasi, biaya, dan adanya pegawai yang handal dan berkualitas

Suatu organisasi dapat menggunakan jasa pusat arsip komersil jika ada hal yang dipertimbangkan sebagai berikut: arsip inaktifnya terlalu sedikit sehingga tidak mungkin untuk menyelenggarakan pusat arsip sendiri; penting sekali untuk menyimpan arsip jarak jauh lebih 50 miles, tidak memiliki tempat dengan biaya murah untuk menyimpan arsip, arsip inaktifnya melebihi kapasitas pusat arsip milik sendiri, tidak ingin menyelenggarakan sendiri.

Gedung dan Perlengkapan Penyimpanan

Untuk membangun gedung sebagai fasilitas atau tempat penyimpanan dan pelayanan arsip inaktif apakah di lingkungan kantor (on site storage) atau di luar lingkungan kantor (off site storage) perlu direncanakan dan dirancang secara matang sehingga gedung penyimpanan arsip memenuhi standar-standar tertentu agar tercapai efisiensi dan efektifitas pusat arsip.

Lokasi Gedung Records Center yang akan dibangun harus mudah terjangkau baik dari sisi lancarnya komunikasi seperti jaringan telepon, internet, facsimile maupun dari sisi transportasi. Keterjangkauan atau mudahnya mengakses arsip dari sisi teknologi informasi maupun transportasi akan sangat mendukung tercapainya efektifitas dan efisiensi pusat arsip.

Standar lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif memerlukan persyaratan sebagai berikut: lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan dan fisik dan informasi arsip; lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor; gedung penyimpanan arsip inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan:

  1. 1. Lokasi gedung penyimpanan arsip harus lebih murah dari pada daerah perkantoran.
  2. Hindari daerah/lingkungan yang memiliki kandungan polusi tinggi.
  3. Hindari daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan.
  4. Hindari daerah atau lokasi yang rawan kebakaran.
  5. Hindari daerah atau lokasi yang rawan banjir.
  6. Hindari daerah atau lokasi yang berdekatan dengan keramaian / pemukiman penduduk atau pabrik.

Pembangunan gedung yang mengacu pada standar yang ada juga harus didukung ketersediaan sarana atau perlengkapan yang akan digunakan untuk menyimpan arsip inaktif. Perlengkapan penyimpanan arsip inaktif yang sering dan umum digunakan adalah rak arsip baik rak mobile maupun rak static, dan bok arsip dengan berbagai standar dan ukuran sesuai kebutuhan media arsipnya.

Tata Letak (Layout) Pusat Arsip

Ruang penyimpanan arsip secara umum harus memperhatikan beban muatan, tata letak rak arsip, sirkulasi dan AC, kelembaban dan suhu, cahaya, serta keamanan. Kekuatan ruangan terhadap beban harus diperhitungkan dari unsur-unsur berat rak dan berat arsip, dengan demikian ruang penyimpanan arsip inaktif mempunyai kekuatan menahan berat beban keseluruhan.

Tata letak rak yang paling umum diatur adalah tata letak rak terbuka dengan lebar 42 inci dari kedalaman rak 30 sampai 32 inci. Rak juga ada dalam ukuran besar 69 inci dari dimensi kedalaman rak 30 ke 32 inci. Rak biasanya terbuat dari kerangka baja atau terbuat dari kayu. Penempatan unit rak belakang dengan rak belakang menghasilkan tata letak yang lebih efisien, dan dapat mengimbangi bertambahnya usaha penanganan boks.

Jarak rak satu dengan rak lain atau gang ditentukan oleh tinggi rak, jarak ruang dengan kaki rak, kebutuhan pegawai, juga spesifikasi peralatan gedung dan peralatan kebakaran lokal. Tinggi rak 8 kaki atau kurang, dapat diakses lebih mudah menggunakan tangga podium kecil dengan jarak gang yang sesuai antara 30 – 34 inci. Apabila kurang dari 30 inci sulit bagi petugas untuk menangani keluar-masuk boks. Sedangkan untuk rak yang lebih tinggi yang memerlukan tangga podium ukuran tertentu atau alat lainnya akan cukup dengan jarak 36 inci. Jarak antar rak yang ditemukan di pusat arsip skala besar lebarnya tidak kurang dari 48 inci untuk memudahkan lalu lintas petugas dalam melakukan pengangkutan perlengkapan penyimpanan arsip inaktif seperti bok arsip.

Ruang penyimpanan arsip kertas cukup dibuat ventilasi yang memadai guna mengatur sirkulasi dan kelembaban udara serta suhu. Sedangkan ruang penyimpanan arsip media (audio visual), mikro film, arsip elektronik, juga arsip vital perlu menggunakan AC. Sedangkan agar arsip yang disimpan jangan rusak, maka faktor suhu dan kelembaban ruang penyimpanan arsip yang mempergunakan AC harus memenuhi standar/ketentuan minimum.

Pengaturan penggunaan lampu harus difokuskan pada sepanjang gang dan rak arsip. Lampu harus cukup tinggi hingga tidak mengganggu penanganan arsip.

Keamanan arsip (fisik/informasi) harus dijaga dari kemungkinan adanya pembocoran informasi atau pencurian arsip.

About these ads

About rika novyanti

great, funny, tough, wonderful, but I am not wonder woman.... View all posts by rika novyanti

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: