Istilah-istilah Kearsipan dalam Sistem Abjad

Ada beberapa macam istilah yang perlu diketahui dalam filing sistem abjad. Beberapa macam istilah tersebut antara lain :

  1. Judul/ caption. Dalam Kearsipan judul disebut juga heading atau caption, title atau nama. Judul/ caption merupakan pokok soal yang akan digunakan sebagai kode dalam penyusunan dan penyimpanan arsip. Judul, caption atau nama bisa diambil dari nama orang, nama benda, nama tempat, nama organisasi, nama wilayah, nama pokok masalah (perihal) dalam surat. Untuk menentukan kode arsip, nama-nama atau judul tersebut harud diindeks terlebih dahulu.
  2. Kode. Adalah tanda atau simbol yang tertulis atau yang ditulis  di atas kertas (arsip) yang menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Kode yang digunakan dapat berupa abjad dari nama (nama orang, nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah, nama benda atau nama pokok masalah) yang terkandung di dalam arsip. Kode dapat juga berupa angka , atau kombinasi dari abjad dan angka tergantung pada sistem filing yang dipergunakan.
  3. Koding adalah aktivitas atau kegiatan menentukan atau memberikan kode pada arsip yang dapat dipergunakan sebagai petunjuk dalam penyusunan dan penyimpanan arsip. Perlu diketahui bahwa kode arsip dapat diberikan pada daftar indeks yang telah ditetapkan, sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan.
  4. Indeks. Merupakan daftar atau tabel yang berisi susunan pokok masalah (heading) dan sub pokok masalah (sub heading) atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading) yang disusun menurut susunan abjad atau nomor atau gabungan dari abjad dan nomor. Indeks berfungsi sebagai petunjuk atau keterangan penting dalam pekerjaan filing karena dapat menetapkan kode arsip, atau tempat arsip disimpan menurut persoalan yang terkandung dalam arsip tersebut.
  5. Mengindeks dan Mengabjad. Mengindeks merupakan cara untuk menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal  (caption) untuk memudahkan mengetahui dalam susunan mana dokumen trsebut harus dimasukkan ke dalam file, selain itu untuk memudahkan  mengetahui di dalam file mana dokumen tersebut dapat ditemukan apabila diperlukan. Sedangkan mengabjad berarti menyusun nama atau caption atau judul-judul arsip menurut susunan abjad. Susunan Abjad dapat berupa susunan abjad huruf demi huruf, atau susunan abjad kata demi kata.
  6. Dosir. Istilah dosir (bahasa Belanda : dosier) berarti kumpulan arsip yang mempunyai pokok masalah yang sama, yang ditempatkan pada suatu pokok masalah yang sama dan ditempatkan pada suatu tempat tertentu atau alat tertentu. Alat yang digunakan misalnya ordner, stofmap, snelhechter, dsb.
About these ads

About rika novyanti

great, funny, tough, wonderful, but I am not wonder woman.... View all posts by rika novyanti

4 responses to “Istilah-istilah Kearsipan dalam Sistem Abjad

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: