Sistem Kronologis

Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kepada urutan waktu surat diterima dan waktu surat keluar. Umumnya, penyimpanan arsip dengan sistem ini mempergunakan map ordner dan lemari arsip sebagai wadah penyimpanannya. Adapun Arsip yang paling sering disimpan dengan sistem kronologis adalah arsip-arsip in aktif, dengan alasan sebagai berikut :

  1. arsip sudah kurang dipergunakan , sehingga penemuan yang cepat dapat dilakukan.
  2. jumlah arsip yang sangat banyak, sehingga pengelolaannya memerlukan sistem yang mudah.
  3. perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan untuk sistem kronologis lebih sederhana dan dapat disimpan dengan kapasitas yang banyak.

Contoh paling jelas dari sistem penyimpanan kronologis adalah penyimpanan kuitansi dan cek (Cheque). Untuk kuitansi, disimpan dengan menggunakan nsistem kronologis dengan alasan : (1) susunan pembukuan umumnya kronologis, dan (2) dengan susunan kronologis akan memudahkan pencarian bukti-bukti keuangan yang tercatat pada pembukuanSedangkan cek, disusun menurut sistem kronologis karena cek disimpan sesuai masing-masing nomor rekening dari nasabah, agar mudah dikirimkan kepada nasabah jika waktunya tiba.

Tata cara penyimpanan arsip dengan sistem kronologis

Arsip-arsip dikelompokkan menurut jenisnya, misalnya kuitansi, cek dsb. Selanjutnya arsip sejenis dari bulan yang sama dimasukkan ke dalam box-box yang disusun menurut  bulan. Box-box bulan dikumpulkan dalam rak menurut kelompok tahun yang sama. Demikian seterusnya sehingga almari-almari disusun menurut urutan tahun, dari tahun kecil ke tahun yang lebih besar.

About rika novyanti

great, funny, tough, wonderful, but I am not wonder woman.... View all posts by rika novyanti

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: